Отгрузили, а деньги не пришли
Продажа заканчивается не отгрузкой, а получением денег, поэтому клиент, который получил товар и не заплатил в срок, продолжает использовать средства предприятия, пока новые отгрузки увеличивают долг.
Срок оплаты прошёл, клиент обещает заплатить позже, продавец просит не останавливать отгрузку, а бухгалтерия продолжает показывать растущую задолженность. Решение каждый раз принимают отдельно, поэтому один клиент получает новый товар при старом долге, а другой блокируется без понятного правила.
Ответственный за продажу считает сделку выполненной после отгрузки, бухгалтер отвечает за правильную сумму долга, но человек, который обязан вернуть деньги и изменить условия следующей продажи, не определён.
Обычно причину ищут в участке «клиенты», но фактически она находится в участке «Дебиторская задолженность».
- текущий долг
- срок приближается
- просрочка
- новая отгрузка
- ограничение или решение
Долг проходит состояния: до срока, приближение срока, просрочка, спор, реструктуризация и сомнительный возврат. Для каждого состояния нужны действие, срок и ограничение дальнейшей отгрузки.
Если работа начинается только после просрочки, предприятие теряет время, когда клиент ещё мог подтвердить платёж, сообщить о споре или согласовать график. Если лимит не проверяется перед новой отгрузкой, долг растёт быстрее, чем его успевают возвращать.
Проблема создаётся условиями продажи, отсутствием кредитного лимита, слабой проверкой клиента, спорными документами, задержкой счёта, несогласованной рекламацией или отсутствием человека, который отвечает за деньги после отгрузки.
Не каждый просроченный долг означает недобросовестность клиента, поэтому сначала нужно отделить финансовую задержку от ошибки предприятия в документах, качестве или поставке.
Предприятие уже оплатило товар, производство и доставку, но деньги не вернулись. Для следующего оборота приходится использовать резерв или заём, поэтому просрочка создаёт стоимость финансирования даже без отдельного штрафа.
Задолженность по каждому документу, договорный срок, фактическую дату оплаты прошлых поставок, текущий лимит, новые заказы, акты, счета, рекламации, переписку, обещания платежа и ответственного со стороны клиента.
Просроченная задолженность, % = сумма долга после срока ÷ общая дебиторская задолженность × 100.
Средний срок оплаты рассчитывается как взвешенное количество дней от отгрузки до оплаты.
Стоимость финансирования просрочки = фактический непогашенный остаток × годовая ставка × дни просрочки ÷ 365.
До продажи клиент получает условия и лимит, перед отгрузкой проверяются текущий долг и свободная часть лимита, до наступления срока ответственный подтверждает готовность платежа, а после отклонения запускается заранее установленное действие.
Спор по качеству или документам отделяется от простой задержки. Новая отгрузка не зависит от настроения, а проходит по правилу, учитывающему сумму, срок, обеспечение и решение уполномоченного руководителя.
Разбить весь долг по клиентам, документам и дням просрочки, после чего найти отгрузки, сделанные при уже превышенном сроке или лимите.
Связанные функции. Продажи, управление заказами, доставка, клиентский сервис, качество, дебиторская задолженность, казначейство, юридическая функция и управленческий учёт.
Инструмент. Возрастной анализ задолженности, расчёт кредитного лимита, календарь ожидаемых поступлений и стоимость финансирования просрочки.
Услуга UKEY. Разработка системы управления дебиторской задолженностью и условиями продаж.