Отгрузили, а средства не пришли

Срок оплаты прошёл, клиент обещает заплатить позже, продавец просит не останавливать отгрузку, а бухгалтерия продолжает показывать растущую задолженность. Решение каждый раз принимают отдельно, поэтому один клиент получает новый товар при старом долге, а другой блокируется без понятного правила.

Ответственный за продажу считает сделку выполненной после отгрузки, бухгалтер отвечает за правильную сумму долга, но человек, который обязан вернуть средства и изменить условия следующей продажи, не определён.

Долг проходит несколько состояний. До срока он приближается к оплате, затем становится просроченным, спорным, реструктурированным или сомнительным к возврату. Для каждого состояния нужны действие, срок и ограничение дальнейшей отгрузки.

Если работа начинается только после просрочки, предприятие теряет время, когда клиент ещё мог подтвердить платёж, сообщить о споре или согласовать график. Если лимит не проверяется перед новой отгрузкой, долг растёт быстрее, чем его успевают возвращать.

Проблема создаётся условиями продажи, отсутствием кредитного лимита, слабой проверкой клиента, спорными документами, задержкой счёта, несогласованной рекламацией или отсутствием человека, который отвечает за средства после отгрузки.

Не каждый просроченный долг означает недобросовестность клиента, поэтому сначала нужно отделить финансовую задержку от ошибки предприятия в документах, качестве или поставке.

Предприятие уже оплатило товар, производство и доставку, но средства не вернулись. Для следующего оборота приходится использовать резерв или заём, поэтому просрочка создаёт стоимость финансирования даже без отдельного штрафа.

Задолженность по каждому документу, договорный срок, фактическую дату оплаты прошлых поставок, текущий лимит, новые заказы, акты, счета, рекламации, переписку, обещания платежа и ответственного со стороны клиента.