У каждого своя цифра
Разные цифры появляются не потому, что один отдел обязательно ошибается, а потому что подразделения считают разные события, используют разные даты и называют их одним словом.
На вопрос о продажах отдел продаж показывает подписанные заказы или отгрузки, бухгалтерия показывает признанную выручку, а казначейство показывает поступившие деньги. Все три цифры могут быть верными, но совещание воспринимает их как один показатель и тратит время на спор вместо решения.
То же происходит с запасами, себестоимостью, задолженностью и выпуском, потому что каждый файл создаётся для своей задачи, закрывается в своё время и не имеет общего определения.
Обычно причину ищут в участке «бухгалтерия», но фактически она находится в участке «Управленческий учёт».
- одно название
- разные события
- разные источники
- спор цифр
- решение задержано
Показатель состоит из названия, смысла, формулы, единицы, источника, даты признания, срока готовности и владельца. Если хотя бы один элемент не установлен, два человека могут собрать разные значения и оба считать их правильными.
Ручной перенос между файлами добавляет ошибки, а позднее закрытие периода заставляет руководителей использовать предварительные данные без отметки, что они ещё изменятся.
Собственник часто направляет вопрос бухгалтерии, однако управленческая цифра может требовать данных продаж, производства, склада и финансов. Причина находится в отсутствии общего словаря показателей и согласованного движения данных, а не только в одном отчёте.
Если источник меняется от месяца к месяцу, история показателя перестаёт быть сопоставимой.
Решение по спорной цифре либо откладывается, либо принимается на неверной базе. Предприятие может заказать лишний объём, дать кредит клиенту с превышенным долгом, увеличить штат под неподтверждённый рост или считать прибыльным товар, расходы по которому пришли в другой отчёт.
Цена проявляется не в самом расхождении, а в решении, которое оно исказило.
Нужно выбрать несколько ключевых показателей и открыть все версии, которые используют подразделения, затем по каждой записать формулу, событие признания, источник, дату обновления, ответственного и случаи ручной корректировки.
Для выручки отдельно указываются заказ, отгрузка, признание дохода и поступление денег, потому что это четыре разных события.
Расхождение версий = максимальное значение показателя − минимальное значение того же показателя за один период.
Срок готовности = дата утверждения показателя − дата окончания периода.
Доля показателей с паспортом = количество показателей с формулой, источником и владельцем ÷ общее количество ключевых показателей × 100.
У каждого показателя есть один смысл и один утверждённый источник, при этом разные события получают разные названия. Предварительные и окончательные данные отмечаются отдельно, срок закрытия периода известен заранее, а исправление оставляет след с причиной.
Собственник получает один набор цифр, но может пройти от итогового значения до документов, из которых оно собрано.
Выбрать один спорный показатель, собрать его у всех подразделений и установить, какое событие, дату и источник использует каждое значение.
Связанные функции. Все функции, передающие данные, особенно продажи, склад, производство, бухгалтерия, казначейство, управленческий учёт и аналитика.
Инструмент. Реестр показателей, карта источников данных и сверка отчётов до уровня первичного документа.
Услуга UKEY. Разработка системы управленческого учёта, показателей и отчётности.